Secrétaire externalisée : quelles tâches peux-tu vraiment lui confier ?

Une secrétaire externalisée, c’est uniquement pour répondre au téléphone ou saisir quelques courriers ? Pas du tout ! Aujourd’hui, l’externalisation administrative permet à un entrepreneur, un artisan ou une TPE de déléguer une grande partie de sa gestion quotidienne sans avoir besoin de recruter.

 

Gestion des e-mails, courriers, devis, factures, relances clients, classement, formalités administratives, dossiers de qualification ou encore appels d’offres : toutes ces petites et grandes tâches peuvent rapidement représenter plusieurs heures de travail.

 

Faire appel à un cabinet de secrétariat externalisé permet alors de récupérer du temps tout en conservant une gestion administrative structurée.

Mais concrètement, quelles tâches peux-tu confier à une secrétaire externalisée ? Et à partir de quand est-il intéressant de déléguer ton administratif ?

 

On fait le point avec BOOST’ENT.

Qu’est-ce qu’une secrétaire externalisée ?

 
Une secrétaire externalisée est une professionnelle qui prend en charge tout ou partie de la gestion administrative d’une entreprise, sans être salariée de celle-ci.

Contrairement à un recrutement classique, l’entreprise fait appel à un prestataire extérieur en fonction de ses besoins.

Cela peut concerner quelques missions ponctuelles ou un accompagnement administratif régulier.

 

L’objectif est simple : te permettre de rester concentré sur ton activité pendant qu’un professionnel s'occupe de ton administratif.

 

Cette solution est particulièrement adaptée aux :

• artisans ;
• commerçants ;
• indépendants ;
• professions libérales ;
• TPE et PME ;
• dirigeants qui n’ont pas suffisamment de volume pour recruter une personne à temps plein.

 

Chez BOOST’ENT, nous allons encore plus loin avec un véritable cabinet de secrétariat capable d’intervenir sur des besoins administratifs très différents.

 
Quelles tâches administratives peux-tu externaliser ?

La gestion de tes e-mails professionnels

 

Une boîte mail peut rapidement devenir une deuxième to-do list.

Demandes clients, fournisseurs, administrations, documents à transmettre, factures à récupérer…

Et lorsqu’un message important passe entre les mailles du filet, les conséquences peuvent être plus importantes qu’un simple retard de réponse.

 

Une secrétaire externalisée peut notamment :

• trier les messages ;
• identifier les demandes prioritaires ;
• préparer ou envoyer des réponses ;
• récupérer les documents reçus ;
• effectuer les relances nécessaires ;
• organiser et classer les échanges

 

BOOST’ENT peut prendre en charge tout ou partie de ta gestion d’e-mails selon l'organisation définie ensemble.

 

La rédaction de courriers et documents professionnels 

Tu sais parfaitement ce que tu veux dire… mais tu passes 30 minutes devant ton écran à chercher comment le formuler ?

 

C'est aussi ça, l'administratif.

 

Courriers professionnels, réponses aux organismes, comptes-rendus, rapports ou documents spécifiques demandent du temps et de la rigueur.

Une secrétaire externalisée peut rédiger, structurer et mettre en forme tes documents afin qu'ils soient clairs et professionnels.

 

Chez BOOST’ENT, la rédaction administrative fait partie de notre quotidien.

 
La gestion de ton courrier

Recevoir du courrier est une chose. Le traiter correctement en est une autre.

 

Il faut l'ouvrir, l'identifier, le transmettre à la bonne personne, répondre lorsque cela est nécessaire et conserver les documents importants.

Une bonne gestion du courrier permet également de repérer rapidement une demande urgente provenant de l'URSSAF, des impôts ou d'un autre organisme.

 

BOOST’ENT peut assurer la réception et la gestion de ton courrier, mais également la mise sous pli et les envois postaux nécessaires à ton activité.

 
Le classement, le tri et la numérisation de tes documents 

Tu as des factures dans tes mails, des documents sur ton bureau, d'autres dans ton téléphone et un dossier appelé « à classer » qui commence sérieusement à déborder ?

 

Tu n'es probablement pas le seul.

 

Une secrétaire externalisée peut mettre en place une organisation cohérente pour :

• trier les documents ;
• les classer ;
• les numériser ;
• les nommer correctement ;
• les archiver ;
• faciliter leur transmission à ton expert-comptable ou à tes différents interlocuteurs.

L'objectif n'est pas simplement d'avoir des dossiers bien rangés : tu dois pouvoir retrouver rapidement l'information dont tu as besoin.

 
Déléguer la gestion des devis, factures et relances

Saisir et suivre les devis et factures

Un devis à préparer peut sembler être une tâche de cinq minutes.

Mais ajoute à cela la saisie, l'envoi, le classement, le suivi, la transformation en facture puis le contrôle du règlement…

Multiplié par plusieurs clients, cela devient rapidement chronophage.

 

BOOST’ENT peut prendre en charge la saisie de tes devis et factures ainsi que leur suivi administratif.

 
Relancer les devis en attente

Combien de devis as-tu envoyés sans jamais avoir de réponse ?

Un devis non relancé peut simplement avoir été oublié par ton prospect.

 

Mettre en place un véritable suivi permet de savoir :

• quels devis sont en attente ;
• lesquels ont été acceptés ;
• lesquels doivent être relancés ;
• quelles opportunités commerciales nécessitent une nouvelle prise de contact.

La relance fait partie intégrante d'une bonne gestion administrative et commerciale.

 
Suivre les factures impayées 

Facturer ne suffit pas. Encore faut-il être payé.

 

Les relances d'impayés sont pourtant régulièrement repoussées par les dirigeants, par manque de temps ou parce qu'ils ne sont pas à l'aise avec cet exercice.

Une secrétaire externalisée peut mettre en place un suivi régulier des échéances et effectuer les différentes relances.

 

Chez BOOST’ENT, nous pouvons assurer tes relances de factures impayées tout en conservant une communication professionnelle avec tes clients.

 
Une secrétaire externalisée peut aussi gérer tes formalités

L'externalisation administrative ne s'arrête pas aux tâches quotidiennes.

Les démarches auprès des organismes

URSSAF, impôts et autres organismes peuvent demander des documents, des déclarations ou des formalités particulières.

Il faut comprendre la demande, réunir les bonnes pièces, respecter les délais et suivre le dossier jusqu'à sa finalisation.

 

BOOST’ENT accompagne les entrepreneurs dans leurs différentes démarches et formalités administratives.

 
Les formalités liées à ton entreprise

Création, modification ou évolution de ton entreprise peuvent également entraîner de nouvelles démarches.

Plutôt que de passer des heures à chercher la procédure à suivre, tu peux confier la préparation et le suivi de certaines formalités à un professionnel.

 
Et pour les artisans ? Des missions administratives encore plus spécifiques

L'administratif dans le bâtiment et l'artisanat ne se limite pas aux factures.

 

Certaines entreprises doivent constituer des dossiers particulièrement techniques.

Chez BOOST’ENT, nous accompagnons notamment les professionnels dans la constitution et le suivi de dossiers de qualification professionnelle.

 

Réunir les justificatifs, vérifier les pièces, compléter les informations demandées et suivre les échanges avec les organismes représente un travail conséquent.

C'est pourtant indispensable pour obtenir ou conserver certaines qualifications.

 
Appels d'offres : l'administratif peut aussi t'aider à décrocher des marchés

Répondre à un appel d'offres demande du temps.

Il faut identifier les marchés pertinents, comprendre les documents demandés, constituer le dossier administratif et préparer les éléments nécessaires à la candidature.

Le mémoire technique représente également une partie essentielle de certaines réponses.

 

BOOST’ENT accompagne les entreprises dans leurs appels d'offres, de la préparation administrative du dossier à la rédaction et à la mise en forme de documents spécifiques.

Pourquoi faire appel à un cabinet de secrétariat externalisé ?

Externaliser son administratif ne signifie pas perdre le contrôle de son entreprise.

Au contraire, cela permet de mieux structurer son organisation.

 

Faire appel à un cabinet de secrétariat externalisé peut notamment te permettre de :

• gagner du temps ;
• réduire ta charge administrative ;
• éviter certains oublis ;
• mieux suivre tes clients ;
• améliorer le suivi de tes dossiers ;
• disposer d'un interlocuteur administratif ;
• bénéficier d'un accompagnement adapté à ton volume d'activité.
• Et surtout, tu peux déléguer uniquement ce dont tu as réellement besoin.

 
Conclusion

Courriers, e-mails, classement, numérisation, devis, factures, relances, formalités, dossiers de qualification, appels d'offres…

La liste des tâches administratives d'un entrepreneur est beaucoup plus longue qu'on ne l'imagine.

Et plus ton entreprise se développe, plus elles prennent de la place.

Faire appel à une secrétaire externalisée ou à un cabinet de secrétariat permet de déléguer ces missions sans avoir nécessairement besoin de recruter en interne.

L'objectif n'est pas de te retirer la gestion de ton entreprise, mais de te permettre de consacrer ton énergie là où elle est réellement utile : tes clients, ton savoir-faire et le développement de ton activité.

 

Chez BOOST’ENT, l'administratif, c'est notre quotidien. Et surtout, c'est notre métier.

Besoin de déléguer ton administratif ?
Tu passes tes soirées à gérer tes devis, tes factures, tes mails ou tes dossiers ?

 

Contacte BOOST’ENT pour faire le point sur les tâches que tu pourrais nous confier.

Gestion administrative quotidienne, secrétariat externalisé, formalités, relances, dossiers de qualification ou appels d'offres : nous adaptons notre accompagnement aux besoins réels de ton entreprise.

Toi, tu développes ton entreprise. BOOST’ENT s'occupe de son administratif.