Comment archiver ses documents d’entreprise pour respecter la législation ? 📁📆

Quand on lance ou développe son entreprise, on pense souvent aux clients, à la communication ou aux produits… et on oublie une chose : l’archivage des documents professionnels.

Pourtant, en cas de litige, de contrôle URSSAF ou fiscal, ou simplement pour ton suivi comptable, tu dois pouvoir retrouver rapidement toutes les pièces justificatives de ton activité.

➡️ Tu dois donc archiver correctement :

Les documents commerciaux

Les documents fiscaux

Les documents sociaux

Les documents juridiques

Mais combien de temps les garder ? Sous quel format ? Papier ou numérique ? Et surtout… comment t’y retrouver facilement ?

Pas de panique ! Voici un guide simple et concret pour archiver efficacement et légalement. Et si tu veux déléguer cette gestion, BOOST’ENT s’occupe de tout.

 

Quels types de documents archiver ?

📑 Les documents comptables et fiscaux
À conserver :

• Factures clients et fournisseurs
• Relevés bancaires pro
• Bilans, journaux comptables, livres d’inventaire
• Déclarations de TVA, impôts, CVAE, CFE

⏳ Durée légale de conservation : 10 ans

 

🤝 Les documents commerciaux
À conserver :

• Devis signés, bons de commande, contrats clients/fournisseurs
• Conditions générales de vente
• Courriers professionnels engageants

⏳ Durée légale de conservation : 5 ans à 10 ans, selon le document

 

🧾 Les documents sociaux
À conserver :

• Bulletins de paie, registre du personnel
• Contrats de travail
• Déclarations URSSAF

⏳ Durée légale de conservation : 5 ans à 50 ans, selon le document

 

📂 Les documents juridiques
À conserver :

• Statuts de la société
• Procès-verbaux d’assemblées
• Registre des bénéficiaires effectifs

⏳ Durée légale de conservation : durée de vie de l’entreprise + 5 ans

 

Bonnes pratiques pour un archivage efficace

🧠 Classement logique et accessible
Organise tes documents :

• Par nature (comptable, social, juridique…)
• Par année
• Avec des noms de fichiers clairs

👉 BOOST’ENT peut t’aider à mettre en place un arborescence simple sur Google Drive, Dropbox ou Sharepoint.

 

💾 Numérisation sécurisée
Conserve une version numérique même si tu gardes les papiers.
Utilise un scanner fiable et renomme tes fichiers systématiquement.

🛑 Attention : pour certains documents, la version papier doit être conservée (PV, originaux signés).

 

🔐 Sauvegarde et sécurité
Tes documents doivent être :

• Stockés dans un lieu sûr (cloud sécurisé ou disque dur externe)
• Accessibles uniquement par les personnes autorisées

👉 BOOST’ENT peut organiser ta sauvegarde documentaire avec les bons outils de protection.

 

Exemple concret : Julien, artisan du bâtiment
Julien avait l’habitude d’entasser ses factures dans une boîte. Lors d’un contrôle fiscal, impossible de retrouver certaines pièces justificatives. Grâce à BOOST’ENT, il a mis en place un système de classement simple et automatisé. Depuis, tout est organisé, numérisé, sauvegardé… et il dort mieux la nuit. 😌

 

Archiver ses documents, ce n’est pas juste cocher une case : c’est une garantie de conformité, de sécurité et d’efficacité.
En respectant la législation, tu évites des sanctions, tu gagnes du temps au quotidien, et tu renforces ton image de professionnel bien organisé.

Et si tu n’as ni le temps, ni l’envie de t’en occuper, BOOST’ENT peut le faire pour toi, ou t’aider à mettre en place une méthode adaptée à ton activité.

 

📩 Tu veux enfin y voir clair dans ton administratif et archiver comme un pro ?
BOOST’ENT t’aide à mettre en place un classement simple, conforme et sécurisé.

👉 Contacte-nous pour un diagnostic gratuit de ta gestion documentaire et repars avec un plan d’action concret.

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